Managementbewertung durchführen

Was gehört in eine Managementbewertung?

Grundlage für die Bewertung von Managementsystemen ist der Abschnitt „9.3 Managementbewertung“ (engl. Managementreview“) der entsprechenden Managementsystemnormen. Die Bewertung gliedert sich in die Stufen Eingaben und Ergebnisse der Managementbewertung.

Zur Umsetzung des Managementreviews ist eine Prozesskette zu realisieren, die wiederkehrend am besten mehrfach jährlich durchlaufen werden sollte. Das Managementreview ist, am besten unter Beteiligung der Führungskräfte und Beauftragten, von der Unternehmensleitung durchzuführen.

Wesentliche Kriterien bei der Bewertung des Managementsystems sind:

• Aktuelle Situation (empfohlen)
• Prozessleistungen und Konformitäten im Managementsystem
• Stellungnahmen zu geforderten Kriterien
• Schlussfolgerung zur fortlaufenden Eignung des Managementsystems

Für das Managementreview ist ein Berichtsrahmen festzulegen, der die genannten Kriterien standardisiert verfolgt. Die Ergebnisse und Schlussfolgerungen sollten mittels Ampelfarben visualisiert dargestellt werden. Bei Abweichungen sind für die festgelegten Maßnahmen Verantwortliche und Erledigungstermine zu bestimmen. Zeitgleich sind die Art und der Termin der Wirksamkeitssicherung abzustimmen.

Grundlage für die Durchführung eines Managementreviews

Um die Zweckmäßigkeit des Managementsystems mit der Ausrichtung des Unternehmens festzustellen, sind regelmäßig Managementbewertungen durchzuführen: „Die oberste Leitung muss das Managementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um die fortlaufende Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sowie dessen Angleichung an die strategische Ausrichtung der Organisation sicherzustellen“ (vgl. ISO 9001/ 9.3.1, ISO 14001/ 9.3, ISO 50001/ 9.3.1, ISO 45001/ 9.3).

Der Aufbau einer Managementbewertung gliedert sich in den genannten Normen in zwei Abschnitte:

• Eingaben für die Managementbewertung,
• Ergebnisse der Managementbewertung.

Sowohl für die Eingaben als auch für die Ergebnisse sind festgelegte Kriterien gefordert. Es ist der Ist-Zustand festzustellen und im Vergleich zu den Soll-Forderungen der Standards zu bewerten. Bei Abweichungen sind Abstellmaßnahmen festzulegen und zu überwachen.

Ziel der ausführlichen Managementbewertung ist es, das Managementsystem in seiner Eignung und Effizienz zu bewerten. Im Englischen verweist der Begriff „Managementreview“ bereits auf einen Rückblick des zurückliegenden Bewertungszeitraums hin. Es beinhaltet sowohl eine „Manöverkritik“ als auch ein Infragestellen der Prozesse und der Unternehmensstrategie.

Da der Begriff Managementbewertung nicht eindeutig ist (es könnte darunter auch die Bewertung des Managementpersonals also der Führungskräfte verstanden werden), hat sich im Sprachgebrauch der englische Begriff „Managementreview“ etabliert. Das eigentliche Ziel der Managementbewertung könnte im Deutschen besser mit dem Begriff „Managementsystembewertung“ beschrieben werden.

Systematik

Um einen systematischen Ansatz zu erreichen, wird für das Managementreview im Wesentlichen die in Abbildung 1 dargestellte Prozesskette durchlaufen.

Abbildung 1: Prozesskette zur Durchführung des Managementreviews – Q: Qualität, U: Umwelt, E: Energie, A: Arbeitsschutz

Werden im Ergebnis des Managementreviews die Kriterien nicht erfüllt, sind geeignete Maßnahmen festzulegen und zu überwachen sowie deren Wirksamkeit zu bewerten.

Verfasser & Beteiligte

Wie in den Standards gefordert, ist das Managementreview von der obersten Leitung (Unternehmensleitung) durchzuführen. Unterstützung erfährt die Unternehmensleitung durch den/die Beauftragte/n der obersten Leitung (Managementsystembeauftragte/r), der/die die Informationen und Eingaben zum Managementreview zusammenstellt. Die Bewertung der Fakten sollte final durch die Unternehmensleitung erfolgen, da wer führt, die Richtung bestimmt. Am Besten erfolgt ein abgestimmtes Ergebnis im Führungsmeeting unter Beteiligung der Führungskräfte und der Beauftragten (Bereichsleitungen).

Häufigkeit

Zwar ist das Managementreview „in geplanten Abständen“ durchzuführen, jedoch wird kein ausdrücklicher Zyklus vorgegeben. Etabliert hat sich die jährliche Durchführung des Managementreviews, da auch andere Normforderungen wie das interne Audit oder die Kundenzufriedenheit jährlich durchgeführt werden. Wenn ein Berichtsrahmen als Standard für das Managementreview entwickelt wurde, bietet es sich an, das Managementreview häufiger als einmal jährlich, z.B. vierteljährlich durchzuführen. Mit dieser Vorgehensweise sind verschiedene Vorteile verbunden:

• Bessere Steuerung der Unternehmensstrategie und Prozesse, da der Regelkreis häufiger durchlaufen wird,

• Stärkere Einbindung der Führungskräfte und Beauftragten in die Weiterentwicklung der Organisation.

Gestaltung

Das Managementreview ist dann aussagekräftig und auch zu einem späteren Zeitpunkt noch verständlich und schlüssig, wenn es neben einer Darstellung des Geschäftsverlaufs auch die Lage des Unternehmens beinhaltet. Der Lagebericht sollte einer festen Agenda folgen und die aktuelle Situation im Unternehmen kurz zusammenfassen, z.B. zu folgenden Gesichtspunkten:

• Marktlage – Beschreibung der aktuellen wirtschaftlichen Marktsituation
• Neue Märkte/ Produkte – Veränderungen der belieferten Märkte bzw. neue oder geänderte Produkte oder Dienstleistungen
• Projekte – Besondere Projekte bzw. Veränderungen der Infrastruktur oder Arbeitsumgebung
• Personal – Veränderungen (Zugänge/Abgänge) der Führungskräfte oder Beauftragten; Status der Mitarbeiteranzahl

Im Managementreview sollten die Prozessergebnisse mit Diagrammen unterstützt dargestellt werden, was eine effiziente Bewertung ermöglicht. Die Stellungnahmen und Schlussfolgerungen sollten standardisiert erfolgen und die Ergebnisse mittels Ampelfarben visualisiert werden. Bei Abweichungen sollten für die durchgeführten Maßnahmen unmittelbar Verantwortliche festgelegt sowie der Erledigungstermin und die Sicherung der Wirksamkeit abgestimmt werden.

Managementreviews in der Praxis

In der Praxis trifft man verschiedene Ausführungstiefen und -arten von Managementreviews. Soweit alle geforderten Kriterien behandeln werden, sind diese als normkonform zu bezeichnen:

• Rein tabellarische Managementreviews mit kurzen Stellungnahmen
• Prosaische Managementreviews mit sehr ausführlichen Textpasssagen ohne gestalten de Elemente
• Kombinierte Managementreviews bestehend aus Text, Tabellen und Diagrammen

Die in Managementreviews häufig vorzufindende Praxis sowie Beste-Praxis-Erfahrungen und deren Stärken und Schwächen sind in Abbildung 2 dargestellt.

Durchführung von Managementreviews mit Software

Sinnvollerweise wird die Methode des Managementreviews mehrfach unterjährig angewendet z.B. vierteljährig. Die Vorteile sind offensichtlich: Einerseits gelingt es so, die Chancen & Risiken innerhalb der Prozesse kontinuierlich zu erkennen. Andererseits können die analysierten Potenziale frühzeitig zum Nutzen der Organisation in mögliche Maßnahmen zur Verbesserung umgesetzt werden.

Der Einsatz von Software kann das Unternehmen dabei unterstützen, das Managementreview regelmäßig durchzuführen. Neben einem Lagebericht, der die standardübergreifenden Kriterien berücksichtigt, sollten in die standardspezifischen Berichte für Qualität, Umwelt, Energie oder Arbeitsschutz die Prozessleistungen, Stellungnahmen und Schlussfolgerungen einfließen.

Kriterien des Lageberichts

• Aktuelle Situation / Geschäftslage
• Bewertung von Kompetenz
• Status von Maßnahmen vorheriger Managementbewertungen
• Veränderungen bei externen Themen und internen Themen in Bezug auf das Managementsystem
• Veränderungen bei den Erfordernissen und Erwartungen der interessierten Parteien
• Veränderungen bei der Unternehmenspolitik in Bezug auf das Managementsystem
• Veränderungen bei den Chancen und Risiken in Bezug auf das Managementsystem
• Erfüllungsgrad der Ziele und Wirksamkeit von Maßnahmen – Status der Aktionspläne
• Veränderungen bei den bindenden Verpflichtungen
• Angemessenheit von Ressourcen zur Weiterentwicklung des Managementsystems
• Ergebnisse von Überwachungen und Messungen
• Ergebnisse von externen Audits und internen Audits
• Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen
• Möglichkeiten zur Verbesserung
• Änderungsbedarf am Managementsystem

Kriterien der standardspezifischen Berichte

• Nichtkonformität
• Leistung des Managementsystems
• Schlussfolgerung zur fortlaufenden Verbesserung des Managementsystems
• Qualität – Standardspezifische Stellungnahmen
  • Prozessleistung und Konformität von Produkten
• Umwelt – Standardspezifische Stellungnahmen
  • Gültigkeit der Umweltleistung und der Umweltziele
• Energie – Standardspezifische Stellungnahmen
  • Bewertung der energetischen Ausgangsbasis
  • Bewertung der Energieleistungskennzahlen
  • Bewertung der Möglichkeiten zur Verbesserung / Energieeinsparpotenziale
  • Bewertung der Kompetenz, des Bewusstseins und der Kommunikation
• Arbeitsschutz – Standardspezifische Stellungnahmen
  • Gültigkeit der SGA-Leistung und der SGA-Ziele sowie der Arbeitsschutzaspekte