Prozesse digitalisieren

Betroffene zu Beteiligten machen

Managementsysteme bestehen aus einem Satz von Prozessbeschreibungen und werden in der Regel analog geführt, d.h. die Dokumente liegen konventionell als Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und/oder Diagrammvisualisierung auf Servern oder in Wiki Systemen vor.

Aufgrund bekannter Ursachen, wie:

• unübersichtliche Struktur des Managementsystems,
• die vermeintliche „Alleinverantwortung“ des Beauftragten,
• sowie das Tagesgeschäft

kommt es zum „Gipfelstürmen“ vor dem herannahenden Zertifizierungstermin, d.h. die Aktivitätenquote steigt sprunghaft an.

Abhilfe kann geschaffen werden, wenn die asymmetrische Verteilung der Aufgaben und Aktionen im Managementsystem aufgebrochen und eine gleichmäßige Verteilung über alle Verantwortlichen im Managementsystem sowie über die gesamte Zertifizierungsperiode gelingt.

Das ist nur mit digitalisierten Prozessen möglich, die

• den Workflow der Methoden abbilden sowie
• die Verantwortlichen zyklisch per E-Mail über die anstehenden Aufgaben informieren.

Gleichzeitig steigt die Akzeptanz für das Managementsystem, weil „beiläufig“ Indikatoren und Kennzahlen der Prozesse ermittelt und die Verantwortlichen in Reports per E-Mail informiert werden. Die visualisierten Ergebnisse dienen den Prozesseignern als Grundlage für die Steuerung der Prozesse.

Das integrierte Managementsystem isoportal erfüllt die genannten Voraussetzungen:

1. Digitalisierte Prozesse mit messbaren Ergebnissen
2. Automatisierte Indikatoren/Kennzahlen (KPIs) & Diagramme
3. Timerdienst zur Erinnerung & Unterstützung der Nutzer.

isoportal ist speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) konzipiert und unterstützt die Entscheidungsfindung zur Unternehmenssteuerung und Prozessoptimierung. „Nebenbei“ gelingt es, jederzeit ein zertifizierungsreifes Managementsystem vorzuhalten.

Schwachstellen & Risiken bestehender „analoger“ Managementsysteme

Gipfelstürmen zum Zertifizierungsaudit

Zurzeit existierende Managementsysteme bestehen aus einem Satz von Prozessbeschreibungen gegebenenfalls ergänzt durch Ablaufdiagramme, Anweisungen, Formblätter und Checklisten. Diese Daten stehen dabei in der Regel in analoger Form zur Verfügung, entweder:

• Konventionell z.B. mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und/oder Diagrammvisualisierung abgebildete Beschreibungen und Methoden

oder

• Wiki basierte Sammlungen von Informationen und Beiträgen im Internet oder Intranet bestenfalls miteinander verlinkt.

Obwohl Wiki basierte Managementsysteme ITK-unterstützt aufgebaut sind, handelt es sich bei beiden Systemen um quasi analoge Lösungen. Einerseits weil die Informationen parallel zueinander vorliegen und andererseits, weil die Initiative der Nutzer erforderlich ist, um die Systeme voran zu treiben.

Sogar in Wiki basierten Managementsystemen, die mit Trackern unterstützte Methoden und Aktionspläne zur Nachverfolgung aufweisen, werden nachweislich monatelang keine Aktionen von den Nutzern getätigt, da diese Eigeninitiative zeigen müssten. In konventionellen Managementsystemen ist die Aktivitätenquote zwar nicht direkt ablesbar, sicherlich treten dort vergleichbare Nutzungsprofile auf.

Bekannte Ursachen hierfür sind:

• Unübersichtliche Struktur bestehender Managementsysteme,
• die vermeintliche „Alleinverantwortung“ der/des Beauftragten für das Managementsystem (BOL),
• sowie das Tagesgeschäft, das kaum Spielraum für andere Tätigkeiten lässt.

Die Aktivitätenquote steigt erst sprunghaft mit dem herannahenden Zertifizierungstermin. Dieses Verhalten kann man als „Gipfelstürmen“ bezeichnen.

Asymmetrische Verteilung der Aufgaben & Aktionen im Managementsystem

Nun kann man argumentieren, dass diese Verhaltensweise zumindest zielführend für die Erlangung des Zertifikats ist. Das ist zwar richtig, aber weder effektiv noch sinnvoll, weil damit einige Chancen von Managementsystemen vergeudet werden. Wertet man Beobachtungen zu Managementsystemen aus, lassen sich immer wieder Schwerpunkte erkennen, die in allen analogen Systemen auftreten.

Die grundlegenden Ziele von Managementsystemen:

• Fortlaufende Verbesserung,
• Erfüllung bindender Verpflichtungen und
• Erreichen von Zielen

können so nicht oder nur unzulänglich erreicht werden.

Stärken & Chancen digitalisierter Managementsysteme

Wenn es gelingt, die vermeintliche Unübersichtlichkeit des Managementsystems zu überwinden sowie den Verantwortlichen kontinuierlich die erforderlichen Aufgaben in das Tagesgeschäft zu integrieren, wird die Akzeptanz des Managementsystems zwangsläufig gesteigert. Für die Verantwortlichen entfällt die Hürde, sich immer wieder neu in die – zumeist – ungelegene Aufgabenstellung einzuarbeiten.

Die in Abbildung 1 ermittelten anzustrebenden Lösungen bzw. Chancen können in digitalisierten Managementsystemen umgesetzt werden mittels:

• Digitalisierter Prozesse/ Managementmethoden,
• Timerdienste zur kontinuierlichen Einbindung und Information der Beteiligten.

Stärken von digitalisierten Managementsystemen

Funktionalitäten digitalisierter Managementsysteme am Beispiel isoportal®

Digitalisierte Prozesse

In allen Managementsystemen der ISO-Normenreihe sind Forderungen (Abbildung 3) aufgeführt, die sich mit bereits bewährten Methoden realisieren lassen, unabhängig davon, ob es sich um ein analog oder digital umgesetztes Managementsystem handelt.

Normforderungen und übliche Dokumentationen

Werden die o.g. Prozesse digitalisiert realisiert, bietet dies der Organisation zahlreiche Vorteile:

• Alle Beteiligten sind immer auf demselben, aktuellen Stand
• Informationen und Daten sind an jedem Ort verfügbar
• Bei Bedarf können die Daten auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice abgerufen werden
• Langwieriges Suchen entfällt
• Platzbedarf für Archivräume, Aktenordner und Papier entfällt
• Prozesse werden schneller und effizienter durchlaufen und umgesetzt
• Vermeidung von Medienbrüchen

In isoportal wurde Wert daraufgelegt, nur solche Methoden in digitalisierte Prozesse umzusetzen, die dem Stand der Technik bzw. „Guter Praxis“ entsprechen.

Timerdienste – Ereignisdienst per E-Mail

Ein Timerdienst funktioniert wie der Wecker einer Uhr: Ist der eingestellte Termin erreicht, wird ein Alarm ausgelöst, hier per E-Mail:

Automatierte E-Mail, Bildquelle: qm-berater.de

Über den Link (hier: Prozessbeschreibung: Kompetenzen & Wissen“) kann der Nutzer in den betreffenden Vorgang wechseln und diesen unmittelbar bearbeiten.

Das digitalisierte Managementsystem isoportal unterstützt verschiedene Timerarten (Abbildung 5), die die folgenden Ereignisse überwachen:

• Gültigkeit der Prozessbeschreibungen
• Anwendungsaktualität der Methoden
• Konformität der Ergebnisse in Methoden
• Gesetzte Termine von Maßnahmen

Timerarten Bildquelle: isoportal.one

Der Timer „Update“ stellt eine Besonderheit dar. Die in den digitalisierten Prozessen/ Methoden erzielten Ergebnisse werden monatlich automatisiert ausgelesen und im Prozess „Indikatoren/Kennzahlen (KPI)“ gespeichert. Somit können die Daten in Diagrammen visualisiert und in eine Balanced Scorecard eingetragen werden.

Die Zyklusdauer sowie die Adressaten der Aktionen können in Zuständigkeitsmatrizen festgelegt und bei Bedarf angepasst werden:

Zuständigkeitsmatrix des Prozesses „Kompetenz & Wissen“, Bildquelle: isoportal.one

Alle festgelegten Timer werden gemäß den in den Phasen festgelegten Tätigkeiten und Zyklen automatisiert ausgelöst.

Stand der Technik: Digitalisiertes Managementsystem isoportal® mit integrierten Timerdiensten

Das neu entwickelte und speziell auf die Belange von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) optimierte Managementsystem isoportal erfüllt die genannten Voraussetzungen.

1. Eingesetzte Technologien sind in allen Methoden:
2. Digitalisierte Prozesse mit messbaren Ergebnissen
3. Automatisierte Indikatoren/Kennzahlen (KPIs) & Diagramme

Timerdienst zur Erinnerung & Unterstützung der Nutzer.

Neben den Funktionalitäten zur Einbindung der Beteiligten sind die Hauptvorteile:

1. Unternehmenssteuerung & Prozessoptimierung
2. Jederzeit Zertifizierungsreife
3. Wissen & Beste Praxis Erfahrungen integriert