Prozesse digitalisieren
Betroffene zu Beteiligten machen
Managementsysteme bestehen aus einem Satz von Prozessbeschreibungen und werden in der Regel analog geführt, d.h. die Dokumente liegen konventionell als Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und/oder Diagrammvisualisierung auf Servern oder in Wiki Systemen vor.
Aufgrund bekannter Ursachen, wie:
- unübersichtliche Struktur des Managementsystems,
- die vermeintliche „Alleinverantwortung“ des Beauftragten,
- sowie das Tagesgeschäft
kommt es zum „Gipfelstürmen“ vor dem herannahenden Zertifizierungstermin, d.h. die Aktivitätenquote steigt sprunghaft an.
Abhilfe kann geschaffen werden, wenn die asymmetrische Verteilung der Aufgaben und Aktionen im Managementsystem aufgebrochen und eine gleichmäßige Verteilung über alle Verantwortlichen im Managementsystem sowie über die gesamte Zertifizierungsperiode gelingt.
Das ist nur mit digitalisierten Prozessen möglich, die
- den Workflow der Methoden abbilden sowie
- die Verantwortlichen zyklisch per E-Mail über die anstehenden Aufgaben informieren.
Gleichzeitig steigt die Akzeptanz für das Managementsystem, weil „beiläufig“ Indikatoren und Kennzahlen der Prozesse ermittelt und die Verantwortlichen in Reports per E-Mail informiert werden. Die visualisierten Ergebnisse dienen den Prozesseignern als Grundlage für die Steuerung der Prozesse.
Das integrierte Managementsystem isoportal erfüllt die genannten Voraussetzungen:
- Digitalisierte Prozesse mit messbaren Ergebnissen
- Automatisierte Indikatoren/Kennzahlen (KPIs) & Diagramme
- Timerdienst zur Erinnerung & Unterstützung der Nutzer.
isoportal ist speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) konzipiert und unterstützt die Entscheidungsfindung zur Unternehmenssteuerung und Prozessoptimierung. „Nebenbei“ gelingt es, jederzeit ein zertifizierungsreifes Managementsystem vorzuhalten.
Schwachstellen & Risiken bestehender „analoger“ Managementsysteme
Gipfelstürmen zum Zertifizierungsaudit
Zurzeit existierende Managementsysteme bestehen aus einem Satz von Prozessbeschreibungen gegebenenfalls ergänzt durch Ablaufdiagramme, Anweisungen, Formblätter und Checklisten. Diese Daten stehen dabei in der Regel in analoger Form zur Verfügung, entweder:
- Konventionell z.B. mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und/oder Diagrammvisualisierung abgebildete Beschreibungen und Methoden
oder
- Wiki basierte Sammlungen von Informationen und Beiträgen im Internet oder Intranet bestenfalls miteinander verlinkt.
Obwohl Wiki basierte Managementsysteme ITK-unterstützt aufgebaut sind, handelt es sich bei beiden Systemen um quasi analoge Lösungen. Einerseits weil die Informationen parallel zueinander vorliegen und andererseits, weil die Initiative der Nutzer erforderlich ist, um die Systeme voran zu treiben.
Sogar in Wiki basierten Managementsystemen, die mit Trackern unterstützte Methoden und Aktionspläne zur Nachverfolgung aufweisen, werden nachweislich monatelang keine Aktionen von den Nutzern getätigt, da diese Eigeninitiative zeigen müssten. In konventionellen Managementsystemen ist die Aktivitätenquote zwar nicht direkt ablesbar, sicherlich treten dort vergleichbare Nutzungsprofile auf.
Bekannte Ursachen hierfür sind:
- Unübersichtliche Struktur bestehender Managementsysteme,
- die vermeintliche „Alleinverantwortung“ der/des Beauftragten für das Managementsystem (BOL),
- sowie das Tagesgeschäft, das kaum Spielraum für andere Tätigkeiten lässt.
Die Aktivitätenquote steigt erst sprunghaft mit dem herannahenden Zertifizierungstermin. Dieses Verhalten kann man als „Gipfelstürmen“ bezeichnen.
Asymmetrische Verteilung der Aufgaben & Aktionen im Managementsystem
Nun kann man argumentieren, dass diese Verhaltensweise zumindest zielführend für die Erlangung des Zertifikats ist. Das ist zwar richtig, aber weder effektiv noch sinnvoll, weil damit einige Chancen von Managementsystemen vergeudet werden. Wertet man Beobachtungen zu Managementsystemen aus, lassen sich immer wieder Schwerpunkte erkennen, die in allen analogen Systemen auftreten.
BEOBACHTUNG |
VORHANDENES PROBLEM / RISIKO |
ANZUSTREBENDE LÖSUNG / CHANCE |
---|---|---|
Vorherrschender Treiber des Managementsystems ist der BOL |
Überforderung und Frust des BOL – es existiert kein durchgängiges Managementsystem im Sinne von Gemeinschaftsergebnis |
Gleichmäßige Verteilung der Aktionen über alle Verantwortlichen im Managementsystem |
Die Oberste Leitung und die Führungskräfte müssen wiederholt vor dem Zertifizierungstermin „eingenordet“ werden |
Hoher Zeitaufwand – beim Zertifizierungsaudit wird dem Auditor unmittelbar deutlich, dass die Führungsebene das Managementsystem nicht lebt |
Führungsebene als Vorbild, die das gesamte Managementsystem versteht und forciert |
Die Anzahl der – je Periode wiederkehrenden – Aktionen im Managementsystem zur Erlangung der Zertifizierungsreife ist konstant |
Stress aufgrund der Häufung von Aktionen vor dem Zertifizierungsaudit – „Gipfelstürmen“ |
Gleichmäßige Verteilung der Aktionen über die Zertifizierungsperiode |
Prozesse werden nicht oder nur sporadisch gemessen |
Der Führungsebene sind die Vorteile kontinuierlicher Prozessergebnisse nicht bewusst |
Prozesse kontinuierlich messen und die Ergebnisse zur Steuerung nutzen |
Die grundlegenden Ziele von Managementsystemen:
- Fortlaufende Verbesserung,
- Erfüllung bindender Verpflichtungen und
- Erreichen von Zielen
können so nicht oder nur unzulänglich erreicht werden.
Stärken & Chancen digitalisierter Managementsysteme
Wenn es gelingt, die vermeintliche Unübersichtlichkeit des Managementsystems zu überwinden sowie den Verantwortlichen kontinuierlich die erforderlichen Aufgaben in das Tagesgeschäft zu integrieren, wird die Akzeptanz des Managementsystems zwangsläufig gesteigert. Für die Verantwortlichen entfällt die Hürde, sich immer wieder neu in die – zumeist – ungelegene Aufgabenstellung einzuarbeiten.
Die in Abbildung 1 ermittelten anzustrebenden Lösungen bzw. Chancen können in digitalisierten Managementsystemen umgesetzt werden mittels:
- Digitalisierter Prozesse/ Managementmethoden,
- Timerdienste zur kontinuierlichen Einbindung und Information der Beteiligten.
ANZUSTREBENDE LÖSUNG / CHANCE |
UMSETZUNG IN DIGITALISIERTEN MANAGEMENTSYSTEMEN |
---|---|
Gleichmäßige Verteilung der Aktionen über alle Verantwortlichen im Managementsystem |
Zyklische Informationen der Verantwortlichen per E-Mail
|
Führungsebene als Vorbild, die das gesamte Managementsystem versteht und forciert |
Die Führungsebene wird kontinuierlich durch zyklische Reports über den Stand der Prozesse informiert. Bei Abweichungen können zeitnah Abstellmaßnahmen eingeleitet werden. |
Gleichmäßige Verteilung der Aktionen über die |
Alle Führungskräfte sind Nutzer des Portals und werden kontinuierlich per E-Mail und/oder Reports über „ihre“ Prozesse informiert und können Aktionen erledigen oder starten |
Prozesse kontinuierlich messen und die Ergebnisse zur Steuerung nutzen |
Digitalisierte Prozesse bilden den Workflow der Methoden ab und die Funktionsfolge erfolgt menügeführt. Die Prozessergebnisse entstehen zwangsläufig, werden visualisiert dargestellt und per E-Mails in Reports zur Verfügung gestellt. |
Stärken von digitalisierten Managementsystemen
Funktionalitäten digitalisierter Managementsysteme am Beispiel isoportal®
Digitalisierte Prozesse
In allen Managementsystemen der ISO-Normenreihe sind Forderungen (Abbildung 3) aufgeführt, die sich mit bereits bewährten Methoden realisieren lassen, unabhängig davon, ob es sich um ein analog oder digital umgesetztes Managementsystem handelt.
NORMFORDERUNG / METHODE |
DOKUMENTATION |
---|---|
Umgang mit Risiken & Chancen |
Risikomatrix |
Bindende Verpflichtungen |
Rechtskataster |
Kompetenz & Wissen |
Qualifikationsmatrix |
Internes Audit |
Auditbericht |
Reklamationsmanagement, Fehleranalyse |
8D Reports |
Ziele & Maßnahmen |
Aktionspläne |
Normforderungen und übliche Dokumentationen
Werden die o.g. Prozesse digitalisiert realisiert, bietet dies der Organisation zahlreiche Vorteile:
- Alle Beteiligten sind immer auf demselben, aktuellen Stand
- Informationen und Daten sind an jedem Ort verfügbar
- Bei Bedarf können die Daten auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice abgerufen werden
- Langwieriges Suchen entfällt
- Platzbedarf für Archivräume, Aktenordner und Papier entfällt
- Prozesse werden schneller und effizienter durchlaufen und umgesetzt
- Vermeidung von Medienbrüchen
In isoportal wurde Wert daraufgelegt, nur solche Methoden in digitalisierte Prozesse umzusetzen, die dem Stand der Technik bzw. „Guter Praxis“ entsprechen.
Timerdienste – Ereignisdienst per E-Mail
Ein Timerdienst funktioniert wie der Wecker einer Uhr: Ist der eingestellte Termin erreicht, wird ein Alarm ausgelöst, hier per E-Mail:
Automatierte E-Mail, Bildquelle: qm-berater.de
Über den Link (hier: Prozessbeschreibung: Kompetenzen & Wissen“) kann der Nutzer in den betreffenden Vorgang wechseln und diesen unmittelbar bearbeiten.
Das digitalisierte Managementsystem isoportal unterstützt verschiedene Timerarten (Abbildung 5), die die folgenden Ereignisse überwachen:
- Gültigkeit der Prozessbeschreibungen
- Anwendungsaktualität der Methoden
- Konformität der Ergebnisse in Methoden
- Gesetzte Termine von Maßnahmen
Timerarten Bildquelle: isoportal.one
Der Timer „Update“ stellt eine Besonderheit dar. Die in den digitalisierten Prozessen/ Methoden erzielten Ergebnisse werden monatlich automatisiert ausgelesen und im Prozess „Indikatoren/Kennzahlen (KPI)“ gespeichert. Somit können die Daten in Diagrammen visualisiert und in eine Balanced Scorecard eingetragen werden.
Die Zyklusdauer sowie die Adressaten der Aktionen können in Zuständigkeitsmatrizen festgelegt und bei Bedarf angepasst werden:
Zuständigkeitsmatrix des Prozesses „Kompetenz & Wissen“, Bildquelle: isoportal.one
Alle festgelegten Timer werden gemäß den in den Phasen festgelegten Tätigkeiten und Zyklen automatisiert ausgelöst.
Stand der Technik: Digitalisiertes Managementsystem isoportal® mit integrierten Timerdiensten
Das neu entwickelte und speziell auf die Belange von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) optimierte Managementsystem isoportal erfüllt die genannten Voraussetzungen.
- Eingesetzte Technologien sind in allen Methoden:
- Digitalisierte Prozesse mit messbaren Ergebnissen
- Automatisierte Indikatoren/Kennzahlen (KPIs) & Diagramme
Timerdienst zur Erinnerung & Unterstützung der Nutzer.
Neben den Funktionalitäten zur Einbindung der Beteiligten sind die Hauptvorteile:
- Unternehmenssteuerung & Prozessoptimierung
- Jederzeit Zertifizierungsreife
- Wissen & Beste Praxis Erfahrungen integriert