Aktion Modul   ISO Modul AKTION

Kontext & interessierte Parteien zuordnen

Verantwortliche, Termine & Res­sour­cen festlegen

Maßnahme umsetzen

Wirksamkeit überprüfen

Maßnahme archivieren

Prozesskette, wie sie von isoportal im ISO Modul AKTION realisiert wird.

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Ziele und Maßnahmen in Managementsystemen

Maßnahmen und deren Planung

Maßnahmen zentral in Aktionsplänen dokumentieren und automatisiert überwachen

Sie möchten Ihre Maßnahmen zur Zielerreichung steuern und überwachen? Zum Beispiel mit Augenmerk auf Ihre QM Software? Die Umsetzung soll fristgerecht erfolgen?

Im ISO Modul AKTION werden Ihre Maßnahmen sowohl Verantwortlichen als auch für die Wirksamkeitsprüfung ausgewählten Personen zugeordnet. Die eingebundenen Mitarbeiter werden termingerecht per E-Mail an die Umsetzung erinnert.

Die Schritte im ISO Modul AKTION

Die oben dargestellte Prozesskette wird in isoportal im ISO Modul AKTION realisiert und berücksichtigt die geforderte Priorisierung (Normkapitel 6.1.2) und Ressourcenplanung (Normkapitel 6.2.2) der Maßnahmen.

Ordnen Sie den Kontext und die interessierten Parteien zu

Bei der Planung des Managementsystems müssen der Kontext und die interessierten Parteien berücksichtigt werden. Die im ISO Modul ASPEKT ermittelten Aspekte stehen Ihnen in Auswahllisten zum einfachen Zuordnen zur Verfügung.

Legen Sie Verantwortliche, Termine & Ressourcen fest

Bei der Planung zum Erreichen der Ziele müssen festgelegt werden:

  1. Maßnahme/ Tätigkeit
  2. Erforderliche Ressourcen
  3. Verantwortliche Person
  4. Erledigungstermin
  5. Wirksamkeitsprüfung

Die erforderlichen Daten stehen in isoportal komfortabel in Auswahllisten bereit. Für die erforderlichen Ressourcen tragen Sie – zunächst die geplante, später die exakte – Dauer und Kosten der Maßnahme ein. Als verantwortliche Personen tragen Sie die für die Umsetzung und die Prüfung der Wirksamkeit zuständigen isoportal Nutzer ein. Diese erhalten 7 Tage vor Ablauf des abgestimmten Termins eine Ankündigung, 1 Tag vorher eine Erinnerung. In der Aufstellung sind anstehende (gelb) und abweichende (rot) Ereignisse entsprechend farbig gekennzeichnet.

Maßnahme umsetzen

Nach der Bearbeitung ändert die verantwortliche Person den Maßnahmenstatus auf „Erledigt“. Damit wird die Erinnerung per E-Mail zur Wirksamkeitsprüfung ausgelöst.

Wirksamkeit der Maßnahme prüfen

Gemäß 4-Augen-Prinzip prüft die zuständige Person das Ergebnis der Maßnahme und deren Wirksamkeit. Für die Prüfung der Wirksamkeit können Sie die passende Aktion auswählen, z.B. „Lernerfolg kontrollieren“ nach Schulungsmaßnahmen. Nach erfolgreicher Wirksamkeitsprüfung ändert die verantwortliche Person den Maßnahmenstatus auf „Wirksam“. Damit wird die Überwachung der Maßnahme beendet.

Maßnahme archivieren

15 Monate nach dem Erfassungsdatum werden die Maßnahmen von isoportal archiviert. Die archivierten Maßnahmen stehen Ihnen weiterhin in einer separaten Liste zur Verfügung. Durch verschiedene Filter können Sie archivierte Maßnahmen einfach wieder auffinden.

Einfache Umsetzung im Modul Aktion

So können Sie einfach Maßnahmen planen und überwachen:

Maßnahmen in Aktionsplänen dokumentieren und überwachen - Beispiel: Aktionen Qualität (Auszug)

Maßnahmen in Aktionsplänen dokumentieren und überwachen

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Kontext der Organisation

Maßnahmen den Chancen & Risiken zuordnen.

Externe & interne Themen sowie interessierte Parteien mit Auswahllisten berücksichtigen.

Ressourcen

Erforderliche Ressourcen für die Umsetzung den Maßnahmen zuordnen.

Kosten in [EUR] & Dauer in [Tagen] eintragen.

Verantwortliche Personen

Personen für die Umsetzung & die Wirksamkeitsprüfung zuweisen.

Verantwortliche Person werden per E-Mail termingerecht erinnert.

Nachweise

Zur Nachweisführung beliebige Dokumente hochladen.

Effektiv Maßnahmen zum Managementsystem
überwachen

Zentrale Erfassung

Maßnahmen, die als Ergebnis in isoportal oder außerhalb des Managementsystems entstehen, werden an zentraler Stelle erfasst und können auslöserbezogen gefiltert werden.

Problembehandlung

Aufgrund der vorgegebenen Vorgehensweise der 8D Methodik werden die bei der Problembehandlung durchzuführenden Maßnahmen im Modul PULS überwacht.

Sonderfall Schulungen

Aus Datenschutzgründen werden Schulungsmaßnahmen an separater Stelle überwacht. Nur für berechtigte Nutzer sind die Einträge einsehbar.

Maßnahmen termingerecht umsetzen, Termine nie mehr verpassen

Priorisierung

Maßnahmen zum Umgang mit Chancen & Risiken proportional zur möglichen Auswirkung bestimmen. (Normkapitel 6.1.2)

Timer

Die für die Umsetzung und die Wirksamkeitsprüfungen festgelegten Personen automatisch zum abgestimmten
Termin via E-Mail informieren bzw. erinnern.

Ressourcen

Für die festgelegten Maßnahmen die erforderlichen Ressourcen Kosten und Dauer erfassen (Normalkapitel 6.2.2).