Vorschriften ermitteln
Rechtskataster bestimmen
Pflichten analysieren
Pflichten
bewerten
Maßnahmen festlegen & überwachen
Prozesskette, wie sie von isoportal im ISO Modul KONFORM realisiert wird.
Rechtskataster Software für die Konformität in Managementsystemen
Software zur Compliance von Rechtskatastern einsetzen
Bindende Verpflichtungen effizient bestimmen und bewerten
Sie möchten möglichst effektiv Rechtskonformität für Ihr Unternehmen erreichen? Im ISO Modul KONFORM – als ein Modul zum Beispiel der QM Software – wählen Sie in vorbereiteten Bibliotheken zutreffende Vorschriften, Pflichten & Gute Praxis Empfehlungen aus. Bei Abweichung der IST Situationen werden Maßnahmen festgelegt und überwacht.
Die Schritte im ISO Modul KONFORM
Die oben dargestellte Prozesskette wird in isoportal im ISO Modul KONFORM realisiert und unterstützt Sie dabei, die bindenden Verpflichtungen Ihres Unternehmens zu überwachen.
Zutreffende Vorschriften ermitteln
Wählen Sie aus umfangreichen Bibliotheken zu den Themen Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitsschutz die für Ihre Organisation zutreffenden Vorschriften aus.
Rechtskataster bestimmen
Die in der Bibliothek ausgewählten Vorschriften stellt isoportal im Rechtskataster zur Überwachung zusammen. Die „Letzte Prüfung“ jeder Vorschrift wird abhängig vom eingestellten Zyklus SOLL überwacht. Sind 90% bzw. 100% des Zyklus SOLL abgelaufen, wird der Prozesseigner per E-Mail aufgefordert, die Aktualität der Vorschrift zu prüfen.
Pflichten analysieren
Die Fundstellen mit Pflichten für Unternehmen sind in der Bibliothek der Pflichten zusammengestellt. Auch hier gilt es, zutreffende Pflichten auszuwählen. isoportal erfasst und überwacht sie im Pflichtenregister.
Pflichten bewerten
Für die zutreffenden Pflichten können Sie die IST Situationen einfach erfassen und den Status bewerten. Bei Abweichung legen Sie eine Maßnahme fest, die Sie im ISO Modul AKTION überwachen können.
Als Indikator für die Prozessleistung ermittelt isoportal für jeden Normstandard eine Pflichtenquote. Diese wird als Quotient der nicht erfüllten zu den zutreffenden Pflichten berechnet und entsprechend ausgewiesen.
Die Pflichtenquote wird überdies – neben der Leistungsverbesserung und der Zielerreichung – als eine Zielsetzung des Managementsystems in den Balanced Scorecards (ISO Modul BSC) grafisch dargestellt.
Überwachung der Maßnahmen zu bindenden Verpflichtungen
Die Maßnahmen zu den bindenden Verpflichtungen können Sie im zentralen – für alle Maßnahmentypen zur Verfügung stehenden – ISO Modul AKTION überwachen. Als verantwortliche Personen tragen Sie einfach die für die Umsetzung und Prüfung der Wirksamkeit zuständigen isoportal-Anwender ein. Diese erhalten 7 Tage vor Ablauf des abgestimmten Termins eine Ankündigung, 1 Tag vorher eine Erinnerung. In der Aufstellung werden anstehende (gelb) und abweichende (rot) Ereignisse entsprechend farbig gekennzeichnet.
Rechtsänderungsdienst abonnieren
Da eine Bibliothek von Vorschriften niemals vollständig sein kann, können Sie einen Rechtsänderungsdienst abonnieren. Ausgewählte Named User im Unternehmen erhalten dann monatlich ein E-Mail, die über aktuell geänderte Vorschriften mit Hinweisen auf deren Änderungen informiert. Zusätzlich werden von der Redaktion proaktiv Änderungen und Ergänzungen vorgenommen.
Einfache Umsetzung im ISO Modul KONFORM
So überwachen Sie mit isoportal die Rechtskonformität Ihres Unternehmens:
Rechtskonformität zielführend erreichen
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
4 Bibliotheken für Vorschriften
Über 300 Einträge:
- Qualität
- Umwelt
- Energie
- Arbeitsschutz
4 Bibliotheken für Pflichten
Über 250 Pflichten:
- Qualität
- Umwelt
- Energie
- Arbeitsschutz
4 Rechtkataster & 4 Pflichtenregister
Zutreffende Vorschriften & Pflichten erzeugen zwangsläufig Rechtskataster & Vorschriftenregister.
Timerfunktion zur Überwachung der Aktualität von Vorschriften.
Maßnahmen überwachen
Liegen Abweichungen zwischen SOLL und IST Situation vor, werden Abstellmaßnahmen geplant.
Der abgestimmte Termin wird mittels Timer überwacht, der Verantwortliche via E-Mail informiert.
Effektiv Rechtsquellen identifizieren und
Aktualität sicherstellen
Baumstruktur
Zutreffende Vorschriften aus Kategorien auswählen und ggf. fehlende ergänzen. Stand und Link zum Download erfassen.
Rechtkataster
Aufstellung der für die Organisation zutreffenden Vorschriften wie Gesetze, Verordnungen und sonstige Regelungen. Erinnerung per E-Mail falls die Aktualität abläuft.
Spezifische Vorschriften
Organisationsspezifische Vorschriften wie Bescheide,
Genehmigungen oder Erlaubnisse von Behörden und Ämtern überwachen.
Zielführend Pflichten & Gute Praxis
Empfehlungen erfassen
Baumstruktur
Bezug zwischen fordernder Vorschrift und resultierender
Pflicht herstellen. Zutreffende Pflichten auswählen.
Pflichtenregister
Aufstellung der für die Organisation zutreffenden Pflichten & Guter Praxis Empfehlungen. IST Situation bewerten und bei Abweichung Maßnahme festlegen.
Spezifische Vorschriften
Bezug zwischen Vorschrift und spezifischer Pflicht herstellen. Organisationsspezifische Pflichten bewerten und bei
Abweichung Maßnahme festlegen.
Bewertung der Compliance nachweisen,
Termine überwachen
Einhaltung der Compliance
Als Nachweis der Bewertung von bindenden Verpflichtungen
dokumentierte Informationen aufbewahren. (Normkapitel 9.1.2)
Ressourcen
Für die festgelegten Maßnahmen die erforderlichen Ressourcen
Kosten und Dauer erfassen. (Normkapitel 6.2.2)
Timer
Die für die Umsetzung und die Wirksamkeitsprüfung festgelegten Personen automatisch zum abgestimmten Termin via E-Mail informieren bzw. erinnern.