DMS Modul   ISO Modul DMS

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Dokument wiederauffinden

Dokument archivieren

Zertifizierungsnachweise in Managementsystemen

Dokumentenlenkung: Strukturieren, aufbewahren, archivieren.

Aufzeichnungen als Nachweise für das Managementsystem effektiv verwalten

Sie möchten die Dokumente und Aufzeichnungen zum Managementsystem zentral verwalten? Im ISO Modul DMS können Sie alle Nachweise hochladen und strukturiert ablegen. So können Sie sie bei Bedarf sofort wieder auffinden und herunterladen .

Die Schritte im ISO Modul DMS

Die oben dargestellte Prozesskette wird in isoportal im ISO Modul DMS realisiert und ermöglicht die Ablage und Archivierung Ihrer Nachweise für Audits an zentraler Stelle.

Erfassen Sie das Dokument

Benennen Sie das Dokument in dem Sie den Titel und eine Beschreibung eingeben. Als Ersteller des Datensatzes erfasst isoportal automatisch den eingeloggten User.

Wählen Sie passende Kategorien aus

In dem Sie die Dokumentenart und den ISO Standard zuweisen, ermöglichen Sie es isoportal, das Dokument in die entsprechenden Kategorien einzuordnen.

Laden Sie das Dokument hoch

Das Dokument können Sie auf zwei Arten einfach hochladen:

  1. Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) des Dokuments auf die Fläche „Dokument hochladen“
  2. Klicken auf die Fläche „Dokument hochladen“ und das Dokument via Ordnerstruktur Ihres PCs hochladen

Dokumente einfach wiederauffinden

Durch verschiedene Filter wie Erfassungsdatum, Titel, Dokumentenart oder Ersteller können Sie alle hochgeladenen Dokument einfach wiederauffinden.

Dokumente archivieren

15 Monate nach dem Erfassungsdatum werden die Dokument von isoportal archiviert. Die archivierten Dokumente stehen Ihnen weiterhin in einer separaten Liste zur Verfügung. Durch verschiedene Filter können Sie archivierte Dokumente einfach wiederauffinden.

Einfache Umsetzung im Modul DMS

So können Sie Nachweise für das Managementsystem effektiv verwalten:

Dokumente strukturiert aufbewahren & archivieren - Beispiel:  Aktuelle Dokumente filtern

Dokumente strukturiert aufbewahren & archivieren

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Dokumente Up- und Downloaden

Alle Dokumentenarten, die in isoportal generiert werden können – z.B. Rechtskataster, Managementreview, Kundenzufriedenheit, Lieferantenbewertung, etc.

Aufzeichnungen/ Nachweise, die anderweitig zur Verfügung stehen – z.B. Organigramm

Vorgabedokumente zur Erfassung von Daten

Dokumentenarten

Nachweise im Managementsystem – z.B. Aktionspläne, Berichte, Bewertungen, Kataster, Listen, etc.

Anweisungen zur Regelung von Abläufen

Formblätter & Checklisten zum Erfassen von Daten

Filterung der Dokumente

Zeitraum, Dokumentenart, Thema und/oder Ersteller

Archivierte Dokumente älter als 15 Monate

Alle Dokumente zum Managementsystem
zentral verwaltet

Up- und Download

Upload durch einfaches ziehen der Datei auf das Datenfeld oder Anklicken und Auswahl der Datei im Dateiverzeichnis. Download nach Öffnen in einem neuen Fenster des Browsers.

Filterung

Eingrenzung des zu suchenden Dokumentes durch Auswahl:
+ des Zeitraums
+ der Dokumentenart
+ des Themas
+ des Erstellers

Archivierung

Dokumente, die älter als 15 Monate sind, werden automatisch in einer speziellen Auflistung archiviert. Dies führt zur Übersichtlichkeit der aktuellen Dokumentation.