ISO Modul DMS
Dokument erfassen
Kategorien zuordnen
Dokument hochladen
Dokument wiederauffinden
Dokument archivieren
Zertifizierungsnachweise in Managementsystemen
Dokumentenlenkung: Strukturieren, aufbewahren, archivieren.
Aufzeichnungen als Nachweise für das Managementsystem effektiv verwalten
Sie möchten die Dokumente und Aufzeichnungen zum Managementsystem zentral verwalten? Im ISO Modul DMS können Sie alle Nachweise hochladen und strukturiert ablegen. So können Sie sie bei Bedarf sofort wieder auffinden und herunterladen .
Die Schritte im ISO Modul DMS
Die oben dargestellte Prozesskette wird in isoportal im ISO Modul DMS realisiert und ermöglicht die Ablage und Archivierung Ihrer Nachweise für Audits an zentraler Stelle.
Erfassen Sie das Dokument
Benennen Sie das Dokument in dem Sie den Titel und eine Beschreibung eingeben. Als Ersteller des Datensatzes erfasst isoportal automatisch den eingeloggten User.
Wählen Sie passende Kategorien aus
In dem Sie die Dokumentenart und den ISO Standard zuweisen, ermöglichen Sie es isoportal, das Dokument in die entsprechenden Kategorien einzuordnen.
Laden Sie das Dokument hoch
Das Dokument können Sie auf zwei Arten einfach hochladen:
- Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) des Dokuments auf die Fläche „Dokument hochladen“
- Klicken auf die Fläche „Dokument hochladen“ und das Dokument via Ordnerstruktur Ihres PCs hochladen
Dokumente einfach wiederauffinden
Durch verschiedene Filter wie Erfassungsdatum, Titel, Dokumentenart oder Ersteller können Sie alle hochgeladenen Dokument einfach wiederauffinden.
Dokumente archivieren
15 Monate nach dem Erfassungsdatum werden die Dokument von isoportal archiviert. Die archivierten Dokumente stehen Ihnen weiterhin in einer separaten Liste zur Verfügung. Durch verschiedene Filter können Sie archivierte Dokumente einfach wiederauffinden.
Einfache Umsetzung im Modul DMS
So können Sie Nachweise für das Managementsystem effektiv verwalten:
Dokumente strukturiert aufbewahren & archivieren
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Dokumente Up- und Downloaden
Alle Dokumentenarten, die in isoportal generiert werden können – z.B. Rechtskataster, Managementreview, Kundenzufriedenheit, Lieferantenbewertung, etc.
Aufzeichnungen/ Nachweise, die anderweitig zur Verfügung stehen – z.B. Organigramm
Vorgabedokumente zur Erfassung von Daten
Dokumentenarten
Nachweise im Managementsystem – z.B. Aktionspläne, Berichte, Bewertungen, Kataster, Listen, etc.
Anweisungen zur Regelung von Abläufen
Formblätter & Checklisten zum Erfassen von Daten
Filterung der Dokumente
Zeitraum, Dokumentenart, Thema und/oder Ersteller
Archivierte Dokumente älter als 15 Monate
Alle Dokumente zum Managementsystem
zentral verwaltet
Up- und Download
Upload durch einfaches ziehen der Datei auf das Datenfeld oder Anklicken und Auswahl der Datei im Dateiverzeichnis. Download nach Öffnen in einem neuen Fenster des Browsers.
Filterung
Eingrenzung des zu suchenden Dokumentes durch Auswahl:
+ des Zeitraums
+ der Dokumentenart
+ des Themas
+ des Erstellers
Archivierung
Dokumente, die älter als 15 Monate sind, werden automatisch in einer speziellen Auflistung archiviert. Dies führt zur Übersichtlichkeit der aktuellen Dokumentation.