Wissensmanagement und Mitarbeiterqualifikation

Was ist Wissensmanagement?

Das Thema Wissensmanagement befasst sich mit dem Aufbau, der Entwicklung, der Weitergabe, der Speicherung und der Nutzung von Wissen (Wissensspirale nach Hirotaka Takeuchi und Ikujirō Nonaka). Dabei sind Informationen die notwendigen Voraussetzungen für Wissen.

Aktives Wissensmanagement ist in allen Bereichen der Gesellschaft erforderlich: Sowohl im öffentlichen Sektor als auch in mittelständischen Unternehmen der Industrie und des Gewerbes.

Bedeutung von Wissensmanagement in Unternehmen

Häufig werden in mittelständischen Unternehmen Managementsysteme der ISO Reihe als zentrales Element für das Wissensmanagement von Unternehmen eingesetzt. In den Standards:

• ISO 9001 – Qualität

• ISO 14001 – Umwelt

• ISO 50001 – Energie

• ISO 45001 – Arbeitsschutz

wird ein Prozess gefordert, der die Kompetenz der beschäftigten Personen bestimmt und sicherstellt.

Der Begriff „Kompetenz“ erweitert das Wissensmanagement um die Fähigkeit, Wissen und Können so zu verbinden, dass berufsbezogene Aufgaben selbstständig und eigenverantwortlich gelöst werden können.

Kompetenz & Wissen – Basis für das Managementsystem

Explizit wird gefordert, die Beschäftigten bzw. Personen zu berücksichtigen, die unter Aufsicht der Organisation stehen und Einfluss auf die Leistung und Wirksamkeit des Managementsystems haben.

Konkret sind damit sowohl interne als auch externe Mitarbeiter mit Informationen auszustatten, wenn sie wesentliche Tätigkeiten in der Organisation bzw. für das Managementsystem ausführen:

• Interne Mitarbeiter: Arbeitsvertrag direkt zwischen Beschäftigten und der Organisation
• Externe Mitarbeiter: Vertrag indirekt zwischen den Beschäftigten und der Organisation, z.B. mittels Werk- oder Dienstvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung (AÜG, Zeitarbeit)
• Wesentliche Tätigkeiten: Selbständiges Verrichten von Arbeiten unter Eigenverantwortung

Für jede Funktion oder Rolle, die diese Bedingungen erfüllt, sind die Kompetenzkriterien zu bestimmen (SOLL Kompetenzen). Auf dieser Basis sind die vorhandenen Kompetenzen (IST Kompetenzen) der jeweiligen Beschäftigten sowie zukünftige Erfordernisse zu ermitteln. Werden die Kriterien nicht erfüllt, sind Kompetenzmaßnahmen erforderlich, um die Lücken zu schließen.

Zusätzlich zum Begriff Kompetenz wird in ISO 9001:2015 das „Wissen der Organisation“ eingeführt. Organisationen sollen sicherstellen, dass sie über das notwendige interne und externe Wissen verfügen, eventuellen Bedarf erkennen und steuern. Dies kann Wissensmanagement beinhalten, vorausschauende Planung des Wissensaustauschs bei Personalnachfolgen oder Prozesse für den Wissenszugewinn Einzelner oder ganzer Gruppen.

Kompetenzbestimmung in der Praxis

Aufbau und Entwicklung von Wissen

Erster Schritt im Prozess zur Kompetenzbewertung ist die Ermittlung der Kompetenzfelder für die verschiedenen Unternehmenseinheiten. Liegen die SOLL Kompetenzprofile fest, findet eine Bewertung des einzelnen Mitarbeiters statt.

In der Praxis findet man häufig eine Aufstellung der Beschäftigten und der bewerteten Kompetenzen als Matrix. In diesen Qualifikationsmatrizen werden die einzelnen für die Tätigkeit notwendigen Kompetenzkriterien bewertet. Die Prozessleistung kann als Verhältnis aus vorhandener und erforderlicher Kompetenz (Erfüllungsgrad) ermittelt werden.

Kompetenzmaßnahmen können sein:

• Interne Unterweisung bzw. Schulung,
• Externe Fortbildung,
• Training on the job,
• Learning by doing,
• Mentoring – Beratung und Unterstützung durch erfahrene Fach- oder Führungskräfte.

Wie bei allen Maßnahmen ist es unerlässlich, die Wirksamkeit der Maßnahmen zu bewerten, d.h. ob die Kompetenzlücke „geschlossen“ wurde.

Weitergabe von Wissen

Um dem demografischen Wandel in den Unternehmen zu begegnen, ist es erforderlich, vor dem Ausscheiden der erfahrenen Mitarbeiter, aktiven Wissensaustausch mit den verbleibenden Mitarbeitern sicherzustellen. Von den genannten Kompetenzmaßnahmen zeichnet sich besonders das Mentoring aus, um Wissen im betrieblichen Alltag zu transformieren.

Speicherung von Wissen

Ein ergänzender Baustein zum Wissenserwerb können Wissensdatenbanken sein. Mit dem Begriff ist heute digitales Wissensmanagement gemeint, um das Wissen der Beschäftigten mit Software zu sammeln und zu speichern. Aktives Wissensmanagement wird durch strukturierte Wissensdatenbanken erreicht. Zum Beispiel können Wiki-Datenbanken (Wiki: hawaiianisch für „schnell“) dem Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Damit sind Wissen und Erfahrungen digital für alle verfügbar ablegt. So gelingt es, Wissen zu teilen und gemeinsam weiterzuentwickeln.

Anwendung von Wissen zum Nutzen für Unternehmen

Um das erlernte Wissen nachhaltig zu sichern, ist das aktive Anwenden unerlässlich. Durch wiederholtes Anwenden wird das Wissen vertieft und durch neue Herausforderungen weiterentwickelt.

So werden kombinierte Wissensprozesse immer mehr zum Wettbewerbsvorteil. Durch erfolgreiches Wissensmanagement werden alle Wertschöpfungsprozesse in Unternehmen fortlaufend verbessert:

• Innovative Produktentwicklung,
• Effiziente Auftragsabwicklung,
• Problemlösung von Geschäftsprozessen,
• Fehlervermeidung in allen Prozessen.

Durch das operative Wissensmanagement entsteht eine lernende Organisation mit breiter Wissensbasis. Das Verbinden von Wissen und Können verbessert die Kompetenz des gesamten Teams. Im Falle der Stellvertretung von Tätigkeiten wird dies zum Vorteil für die Durchführung von Geschäftsprozessen.

Wissensmanagement Software

Wissensmanagement Tools sind ein weiterer Baustein im Wissensmanagement. Softwareportale mit computergestützten Anwendungen wie:

• Intranet oder
• Wiki-Datenbanken

unterstützen die Beschäftigten beim aktiven Wissensaustausch von Neuigkeiten, Problemen oder Fragestellungen im betrieblichen Alltag. Durch den Austausch zwischen Mitarbeitenden von:

• Nachrichten,
• Antworten auf häufige Fragen (FAQs),
• Best Practice Beispielen

entsteht eine offene Kultur im Unternehmen und fördert funktionierendes Wissensmanagement.