IMS Software isoportal®: 4 für Ihr inte­grier­tes Manage­ment­system

isoportal IMS: Das schlanke IMS Tool

Kleiner Aufwand – großer Nutzen

Bei nur minimalem Aufwand …

• präsentiert Ihnen isoportal IMS direkt Kennzahlen, Diagramme und Key Performance Indikatoren (KPIs).
• erinnert isoportal IMS involvierte Mitarbeiter an wichtige Maßnahmen.
• erzielen Sie messbare Ergebnisse. Mittels Frühindikatoren können Sie Prozesse verbessern.
• wandelt isoportal IMS Ihre Vorgaben systematisch in Ergebnisse um und verdichtet sie zu Kennzahlen bzw. Indikatoren. Hierzu stellt isoportal Ihnen Best Practice Bibliotheken zur Verfügung.

isoportal IMS vereinheitlicht zentrale Prozesse, Methoden & Verantwortliche

Die Integration in isoportal erfolgt durch Bündelung fachspezifischer Prozesse. Die wesentlichen in allen ISO Normen geforderten Prozesse dokumentiert isoportal in speziellen Prozessbeschreibungen.

Hierzu zählen …

• Externe & interne Themen, Interessierte Parteien sowie Chancen & Risiken
• Politik & Bewusstsein, Führung & Verantwortung
• Bindende Verpflichtungen
• Kompetenz & Wissen
• Messung & Überwachung, internes Audit, Managementbewertung

Zudem können Sie geeignete Methoden und verantwortliche Personen festlegen. Sowie auch jeweils einen übergreifenden Prozesseigner zu den integrierten Themen.

Idealerweise sollten die Prozesse nach deren Implementierung zyklisch durchlaufen werden. Dies mindestens quartalsweise oder – besser – monatlich und unter Beteiligung aller Prozessbeteiligten.

Die Steuerung und Überwachung gelingt mittels geeigneter, stets aktueller Kennzahlen bzw. Indikatoren zur Prozessleistung.

Sie entscheiden, wer mitmacht

Ein IMS Programm will gepflegt sein. Und das möglichst ohne großen Aufwand. Prinzipiell gibt es hier 2 mögliche Vorgehensweisen:

1. Die Bestellung eines einzelnen Beauftragten für das Managementsystem (IMB).
2. Die Einbeziehung mehrerer Experten bzw. beteiligter Fachabteilungen.

Was ist ein integriertes Managementsystem (IMS)?

Vom digitalen Managementsystem …

Ein Managementsystem beinhaltet die Normvorgaben für unternehmerische Prozesse und Verfahren für einen bestimmten Standard, wie etwa der Qualität oder der Umwelt. Die Vorgaben stellen sicher, dass alle Aufgaben und Tätigkeiten im Unternehmen reibungslos ablaufen können. So können letztlich Unternehmensziele wie zum Beispiel die Kundenzufriedenheit erreicht werden.

… zum integrierten Managementsystem

Ein integratives Managementsystem ist ein kombiniertes, einheitliches System, das verschiedene Standards zeitgleich managt. Etwa die Standards Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitsschutz gemeinsam.

Welches Ziel hat ein integratives Managementsystem?

Ziel eines IMS ist es, ein zentrales, bereichsübergreifendes Grundgerüst zur Erfüllung der Anforderungen aus gleich mehreren verschiedenen Standards zu schaffen. An diesem Grundgerüst können Unternehmen ihre Tätigkeiten übergreifend, verantwortungsvoll und rechtskonform ausrichten.

Der praktische Erfolg hängt sicherlich auch vom Engagement aller Ebenen und Funktionen des Unternehmens ab. Hier nimmt das Top-Management eine Schlüsselrolle ein.

Welche Vorteile bietet ein IMS?

Es liegt auf der Hand: Unterschiedliche Managementsysteme nebeneinander kosten unnötig Zeit und Geld.

Hingegen reduziert die Einbeziehung mehrerer Bereiche den Zeit- und Personalaufwand von der Implementierung bis zur Zertifizierung. Einzelne Aktivitäten können erheblich effizienter umgesetzt werden. Überdies können Unternehmensprozesse über ein IMS ganzheitlich bzw. bereichsübergreifend angegangen werden.

Kombinierte Zertifizierung spart Kosten

Ist das IMS Tool einmal implementiert und hat Zertifizierungsreife erlangt, steht das Zertifizierungsverfahren an.

Erfüllt das IMS jetzt auch die Forderungen zur kombinierten Zertifizierung, können Sie bis zu 20 Prozent der Zertifizierungskosten gegenüber Einzelsystemen einsparen.

Die High Level Structure (HLS) für schlanke integrierte Managementsysteme

isoportal integriert die in den Managementsystemnormen der ISO-Reihe eingeführte HLS-Struktur. HLS steht dabei für High-Level-Structure, was in etwa so viel wie „Übergeordnete Struktur“ bedeutet. Die Struktur wurde entwickelt, um die Angleichung der Managementsystemnormen zu verbessern. Die Gliederung der ISO Managementsystemnormen teilt sich in 10 Abschnitte auf:

1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweise
3. Begriffe
4. Kontext der Organisation
5. Führung
6. Planung
7. Unterstützung
8. Betrieb
9. Bewertung der Leistung
10. Verbesserung

Integration mittels zentraler Prozesse, Methoden & Verantwortlicher

Die Integration in isoportal IMS erfolgt durch Bündelung fachspezifische Prozesse. Die wesentlichen in allen ISO Normen geforderten Prozesse wie …

• Externe & interne Themen, Interessierte Parteien sowie Chancen & Risiken
• Politik & Bewusstsein, Führung & Verantwortung
• Bindende Verpflichtungen
• Kompetenz & Wissen
• Messung & Überwachung, internes Audit, Managementbewertung

… dokumentiert isoportal IMS in einer zentralen Prozessbeschreibung. Im Weiteren können Sie geeignete Methoden und verantwortliche Personen festlegen. Weiterhin legen Sie auch jeweils einen Prozesseigner quer zu den integrierten Themen fest.

Idealerweise werden die Prozesse nach deren Implementierung zyklisch durchlaufen. Dies mindestens quartalsweise oder – besser – monatlich und unter Beteiligung aller Prozessbeteiligten. Die Steuerung und Überwachung gelingt mittels geeigneter, stets aktueller Kennzahlen bzw. Indikatoren zur Prozessleistung.

Lassen sich bestehende Managementsysteme zu integrierten Systemen umwandeln?

Da in der Praxis das Qualitätsmanagementsystem in Unternehmen meist zuerst existierte und andere Systeme dazu parallel installiert wurden, entstanden Insellösungen.

Dabei betreute jeder Managementsystem-Beauftragte „sein“ Managementsystem gemäß seinen Erfahrungen und Kenntnissen. So driften dann Beschreibungen und Methoden auseinander. Insbesondere die im integrierten Ansatz geforderten Aspekte können singuläre Systeme ganz oder teilweise nicht erfüllen. Die Folge: Einzelne Managementsysteme arbeiten isoliert voneinander und Synergien werden kaum genutzt.

Überdies kann durch Überschneidungen, widersprüchliche Regelungen oder unklare Schnittstellen der wirtschaftliche Nutzen parallel betriebener Systeme infrage stehen: Man denke nur an die sowohl von der Umweltmanagementnorm ISO 14001 als auch von der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 geforderte fortlaufende Verbesserung der Prozesse.

So werden bei gewachsenen Systemen die Voraussetzungen für ein integriertes Managementsystem nicht mehr erfüllt. Die Möglichkeit zur kombinierten Zertifizierung ist nicht mehr gegeben. Die damit verbundene Kostenreduzierung entfällt.

Dann ist ein Neustart mit einer Überarbeitung und Harmonisierung der Prozesse, Methoden und Verantwortungen sinnvoll.